Uitbesteden van uw ICT, wel of niet doen?

Uitbesteden is een optie wanneer u op het gebied van ICT onvoldoende kennis of capaciteit hebt. Maar moet u ook voor enkele uren per maand een eigen systeembeheerder in dienst nemen? Echt zinvol klinkt dat niet. Het ICT-beheer er zelf ‘even’ bijdoen? Daar is het dan weer te complex voor.  

Valkuilen bij het uitbesteden van uw ICT-beheer  

Denkt u erover na om op ICT-gebied bepaalde taken uit te besteden? Let dan op, er zijn veel voorkomende valkuilen. Vraag uzelf dus eerst af:

• Wat is precies de opdracht? Welke taken vallen onder de opdracht en wanneer moeten deze zijn uitgevoerd? Welke rapportage is nodig?
• Welke invloed hebben de uitbestede taken op de totale ICT-omgeving en het bedrijf als geheel? Het gebeurt helaas nog vaak dat er door externe partijen geen rekening wordt gehouden met het effect van werkzaamheden op andere aspecten van de ICT. Er kunnen bijvoorbeeld storingen ontstaan. Wie houdt het overzicht, de helikopterview?
• Welke rechten heeft de externe systeembeheerder over het netwerk? Heeft de beheerder bijvoorbeeld meer rechten dan een gemiddelde gebruiker uit het eigen bedrijf? Dit kan een risico zijn, de verantwoordelijkheid ligt immers hoogstwaarschijnlijk wel bij u.

Afspraken maken over de uitbestede ICT-taken

Maak dus duidelijke afspraken als u ICT-werkzaamheden uitbesteedt. Maak inzichtelijk welke taken worden uitgevoerd en door wie. Denk daarbij ook aan de rechten om bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie in te zien. Vaak kunnen ‘eigen’ medewerkers van het bedrijf niet bij alle informatie, maar de medewerkers van een systeembeheerder wel. Is dat ook de bedoeling? Vertrouwt u de medewerkers van de leverancier evenveel of meer dan uw eigen medewerkers?

U blijft als ondernemer zélf verantwoordelijk voor uw ICT en bedrijfsgegevens

Als ondernemer bent én blijft u verantwoordelijk voor uw eigen gegevens en de omgang daarmee. Zelfs als gegevens ongewenst worden gelekt. Wel ontstaat bij het uitbesteden van werkzaamheden een keten van verantwoordelijkheden. Wanneer verschillende schakels zich zouden beroepen op overmacht, kan het natuurlijk niet zo zijn dat alleen de ondernemer achterblijft met alle (in)directe schade. Ga eens na hoe dit met uw ICT-leveranciers en samenwerkingspartners geregeld is.  

ICT-tips van Peter

• Wilt u werkzaamheden gaan uitbesteden? Win dan onafhankelijk advies in. Een ICT-leverancier zal zelf waarschijnlijk aangeven dat u zich nergens zorgen over hoeft te maken. Toch zie ik in de praktijk vaak wat anders.
• Spreek exact af wat onder de uitbestede werkzaamheden valt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zorg bovendien voor controle: een leverancier kan eigen werkzaamheden natuurlijk niet onpartijdig beoordelen.  

Meer handige ICT-tips?

Download dan gratis mijn e-book met ruim 100 waardevolle ICT tips voor Mkb-ondernemers. U vindt hem onderaan de homepage van No Corners.

Onafhankelijk advies nodig? Ik denk graag vrijblijvend met u mee over passende applicaties voor uw bedrijf, zodat u meer rendement kunt halen uit uw ICT. Vraag hiervoor een gratis adviesgesprek aan.