De ICT-uitdagingen van Uitvaartonderneming Zuylen
Arthur Corbet is financieel manager bij Uitvaartonderneming Zuylen in Breda. Zuylen begeleidt nabestaanden van overledenen bij het nemen van afscheid, gebruikmakend van eigen faciliteiten, zoals aula’s, koffiekamers, begraafplaatsen en een crematorium. Daarnaast ondersteunt Zuylen zelfstandige begrafenisondernemers, door hen met ‘Huis van Afscheid’ faciliteiten en ruimte aan te bieden.
De aanleiding voor bezoekers om hier te komen is natuurlijk nooit leuk,
maar we proberen hen er zo positief mogelijk doorheen te leiden.
Wanneer en hoe kwam u in contact met No Corners?
“5 jaar geleden kwam ik bij Zuylen werken. Op dat moment was Peter al bezig met het organiseren van de installatie van onze nieuwe telefooncentrale. Het contact met Peter was gedurende dit project goed en plezierig, dus in de jaren erop betrok ik Peter bij nog veel meer projecten.”
Welk doel had u voor ogen en hoe heeft Peter daaraan bijgedragen?
“In het begin was de infrastructuur van Zuylen behoorlijk verouderd, dus daar lag een flinke verbeteringsslag. Zo zijn de servers onder andere vervangen. Een blik op de serverruimte verraadt al dat het er een stuk professioneler op is geworden. Daarnaast werden we door Peter op het feit gedrukt dat we toch wel erg afhankelijk waren van het functioneren van onze systemen. Als er iets mis zou gaan, zouden we een groot probleem hebben. We hebben de laatste jaren dus enorme stappen gezet in het waarborgen van onze systemen.”
Wat zijn voor Zuylen specifieke uitdagingen?
“Dienstverlening is in onze business de primaire taak, waarin tijd en timing enorm belangrijk zijn. Het gaat om slechts enkele dagen waarin wij moeten zorgen dat alles klopt. We hebben geen weken de tijd om een dienst voor te bereiden en we kunnen hem ook niet zomaar verzetten. Peter begrijpt onze business en handelt er ook naar. Toen een tijd geleden de bliksem insloeg bij Zuylen, stond hij samen met onze ICT-leverancier midden in de nacht op de stoep om te zien of hij kon helpen. Dat is nou echte betrokkenheid. Ik ben ervan overtuigd dat als we op dat moment nog met onze oude systemen hadden gewerkt, de gevolgen na deze gebeurtenis veel groter waren geweest.”
Toen de bliksem hier insloeg, stond Peter midden in de nacht op de stoep om te zien of hij kon helpen.
Wat is de rol van No Corners precies in uw organisatie?
“Ik zie Peter als een externe ICT-manager op strategisch niveau. De operationele uitvoering, de dagelijkse communicatie met en de aansturing van ICT-leveranciers blijf ik zelf doen. We bespreken samen regelmatig waar Zuylen in de toekomst naartoe wil, om ook op ICT-gebied te kunnen anticiperen. Ik betrek Peter vaak bij besprekingen met ICT-leveranciers, maar de besluiten neem ik uiteindelijk zelf.”
Waar ligt voor jullie de toegevoegde waarde van Peter?
“Kleinere bedrijven regelen hun ICT-zaken meestal zelf, wat dan vaak nog goed te doen is. Grote bedrijven hebben een eigen afdeling, met een (hopelijk) bedreven ICT-manager. Zuylen valt er precies tussenin, wat het inzetten van een externe partij noodzakelijk maakt. Wanneer je direct aanklopt bij een ICT-leverancier, willen zij natuurlijk hun eigen product aan de man brengen. Aangezien Peter onafhankelijk is, kijkt hij juist waar nu eigenlijk behoefte aan is binnen je bedrijf, door de juiste vragen te stellen. Hij bezit enorm veel kennis en kunde en helpt ons daarmee de juiste keuzes maken.”
Wat wilt u in de toekomst nog bereiken, mogelijk met ondersteuning op ICT-gebied?
“Uitvaartonderneming Zuylen wil bezoekers nog beter begeleiden met onze faciliteiten en service. Zo wordt ons crematorium bijvoorbeeld gemoderniseerd. Omdat de uitvaart business zich voortdurend ontwikkelt, is de ontwikkeling van onze ICT-oplossingen ook essentieel. De systeemaanpassingen die we een aantal jaar geleden hebben gedaan, zijn inmiddels weer aan verandering toe. Daarom starten we binnenkort een nieuw traject.”
Welke boodschap wilt u bedrijven meegeven voor het regelen van ICT-zaken?
“Als je een bedrijf hebt zonder eigen ICT-afdeling, doe dan niet alles zelf. Veel ondernemers realiseren zich niet wat ze mislopen en welke risico’s ze lopen wanneer hun ICT niet voldoet. Geloof me, alleen back-ups maken is niet voldoende. Als je kiest voor een externe partij, kies dan voor een onafhankelijke ICT-adviseur, die echt in jouw belang werkt.”
“Toen ik vijf jaar geleden bij Zuylen kwam werken was de infrastructuur sterk verouderd en we werden door Peter op het feit gedrukt dat we erg afhankelijk waren van het functioneren van onze systemen. In de uitvaartbranche is het rampzalig om een aantal dagen niet operationeel te zijn. De afgelopen jaren heeft hij ons dus geholpen bij het waarborgen en aanpassen van onze systemen. Toen een tijd geleden bij ons de bliksem insloeg, stond Peter als een van de eersten, midden in de nacht, bij ons op de stoep. Ik ben ervan overtuigd dat de gevolgen veel groter waren geweest als we nog met onze oude systemen hadden gewerkt.”
Arthur Corbet | financieel manager