Medifix maakt een flinke digitale sprong door gedegen softwarepakketselectie
Toen ze bij Medifix hoorden dat hun softwarepakket niet meer ondersteund zou worden, wisten ze: er moet snel iets gebeuren. Via een gezamenlijk contact kwamen ze bij mij terecht. Als onafhankelijk ICT-adviseur weet ik uit ervaring dat de oplossing niet alleen ligt in het kiezen van nieuwe software, maar ook in het meekrijgen van de medewerkers in zo'n grote verandering.Precies dát maakte dit project bij Medifix uniek. De grootste uitdaging was om mensen hun processen duidelijk te laten maken: uit hun hoofd en op papier. Zelfs degenen die aanvankelijk sceptisch waren, zeggen nu: ‘We willen nooit meer terug.’ Met deze stap heeft Medifix een sprong van minstens tien jaar gemaakt in de professionalisering van hun systeem.
CRM en ERP in één overzichtelijk systeem
Voorheen gebruikte Medifix twee aparte pakketten voor ERP en CRM: Exact Globe en Synergy. Ze wilden deze integreren tot één modern en overzichtelijk systeem. Carola UijtdeHaag, Manager Finance & Operations, vertelt hoe we van start gingen: “We begonnen echt vanaf nul. We hadden natuurlijk wel een wensenlijst, maar die heeft Peter samen met ons verder uitgewerkt. Omdat hij onafhankelijk is keek hij hier heel objectief naar, dat gaf meteen vertrouwen.”
Elke afdeling binnen Medifix had eigen wensen en behoeften. Verkoop wilde bijvoorbeeld direct inzicht in klantcontacten en offertes via een overzichtelijk dashboard. Inkoop vond het juist belangrijk om niet alleen naar prijs, maar ook naar leverbetrouwbaarheid te kunnen kijken. Want als leveranciers steeds te laat leveren, levert goedkoop uiteindelijk toch frustraties op. Logistiek had voorheen alleen een gedeelde Outlook-agenda als 'systeem'. Ook zij waren dus wel toe aan een écht professioneel systeem.
"Het was voor sommige medewerkers best spannend: een nieuw systeem. Maar door alle afdelingen er actief bij te betrekken verliep het project soepel en is iedereen heel erg blij is met de keuze."
Teamwork
Samen met Carola koos ik bewust voor een bottom-up aanpak. Door vanaf het eerste moment medewerkers bij het project te betrekken en naar hun wensen te luisteren, voelde iedereen zich eigenaar van het proces. Carola bevestigt dit: “Vooral medewerkers die jarenlang hetzelfde deden vonden het in eerste instantie best spannend om met een nieuw pakket te gaan werken. Maar door ze bij elke stap te betrekken en ze op een andere manier te helpen kijken naar de manier waarop ze hun werk doen, werden ze gaandeweg steeds enthousiaster en meer betrokken bij het project. Die benadering zorgde er echt voor dat het project soepel liep en dat iedereen heel erg blij is met de keuze."
Unaniem besluit dankzij heldere criteria
Toen we eenmaal een shortlist hadden, gingen we demo’s organiseren. We bepaalden samen hoe zwaar we elke eis en wens lieten wegen. De functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid waren redelijk gelijk, maar toch viel de keuze uiteindelijk unaniem op één pakket, omdat het aanzienlijk goedkoper was. Duur is dus niet altijd beter. Bijkomend voordeel was dat Carola hierdoor intern gemakkelijker akkoord kon krijgen voor de investering.
Perfecte timing!
Het hele project liep volgens plan en planning. Zelfs zo nauwkeurig dat we twee maanden voorliepen op het échte schema. Carola: "Grappig detail; ik had bij het maken van de planning een maand extra marge ingebouwd voor mogelijke vertragingen. Zonder dat we het van elkaar wisten, had Peter hetzelfde gedaan. Uiteindelijk liep alles volledig volgens schema, waardoor we ineens twee maanden voorsprong hadden op de echte deadline."
Knopen doorhakken op basis van kennis en vertrouwen
Er zat wat druk achter het project. Carola: “Ik moest wel knopen doorhakken, anders zaten we voor nog 3 jaar vast aan de oude licenties. Ook achteraf bleek dit de juiste keus.”
Ook na het kiezen van de software bleef ik betrokken. Om het pakket écht goed te kunnen beoordelen, heb ik o.a. meegedaan aan een basistraining bij AFAS, samen met het Medifix-projectteam. Voor mij draait het puur om technische functionaliteiten en het voldoen aan eisen, ongeacht hoe flitsend een bepaald pakket eruitziet. Carola: “Peter wist vooraf niet eens hoe het dashboard eruitzag. Zijn advies was echt puur op technische functionaliteiten gebaseerd. Dat gaf ons veel vertrouwen.”
“Alles werkt nu zoveel makkelijker en sneller. We hebben écht een enorme stap vooruit gezet.”
Een flinke sprong vooruit
Inmiddels werkt Medifix succesvol met het nieuwe geïntegreerde systeem. Carola vertelt enthousiast: “Alles werkt nu zoveel makkelijker en sneller. Onze administraties zijn gekoppeld en onze productconfigurator werkt direct samen met ons nieuwe systeem. Geen ingewikkelde import-exportacties meer. We hebben écht een enorme stap vooruit gezet.”
Carola’s advies aan andere bedrijven
Tot slot geeft Carola een helder advies aan andere bedrijven: “Neem digitalisering en de keuze voor een nieuw softwarepakket serieus. Maak er budget voor vrij en schakel iemand in die onafhankelijk kan adviseren. Ja, het kost geld, maar verkeerde keuzes kosten je uiteindelijk veel meer. Dankzij Peter hebben wij nu een systeem waarmee we jaren vooruit kunnen. Het feit dat we hem nogmaals voor een ander (kleiner) project hebben ingeschakeld zegt genoeg over de fijne samenwerking met hem.”