Laan 22 werkt nu gestructureerd met SaaS
Het aantal zelfstandig ondernemers is de laatste jaren flink gestegen en daarmee ook de vraag naar flexibele en betaalbare werkruimte. Laan22 komt aan deze behoefte tegemoet en biedt bijvoorbeeld vergaderruimtes, dagkantoren, flexwerkplekken en ruimtes voor het geven van presentaties en workshops aan. Henri Engelen is eigenaar van Laan 22 in het centrum van Roosendaal. Hij vertelt over de ICT-uitdagingen waar hij mee te maken kreeg en waar No Corners hem bij ondersteund heeft.
Alle communicatie verliep altijd via mij. Toen ik voor een langere periode op vakantie wilde gaan, besloot ik dat het anders moest. No Corners heeft ons begeleid in de keuze voor de juiste software.
Hoe bent u met No Corners in contact gekomen en waarom?
“Ik heb Peter jaren geleden al leren kennen bij de Open Coffee in Roosendaal. Zijn karakteristieke verschijning is me destijds zeker bijgebleven. Daarna zagen we elkaar ook nog regelmatig bij de netwerkclub Business Open. Op een bepaald moment ontstond de behoefte aan een beter gestructureerde manier om het vastgoed te beheren, waaronder binnen Laan22. Toen besloot ik om Peters’ expertise te raadplegen.”
Welke uitdagingen speelden er op het moment dat u de samenwerking aanging?
“We zijn een kleine organisatie, dus alle communicatie verliep tot dusver altijd via mij. Ik ben voortdurend op de hoogte van huurders, klanten en afspraken, maar dat betekent ook dat deze informatie voornamelijk in mijn hoofd en eigen computer zaten. Bovendien benaderen klanten mij op verschillende manieren en momenten, telefonisch, via email of whatsapp. Dan loop je het risico dat je zaken vergeet te noteren. Toen ik eens voor een langere periode op vakantie wilde gaan, aan de andere kant van de wereld, realiseerde ik me dat overdragen erg lastig was en dat dit anders moest kunnen. Ik ging op zoek naar de juiste software, zodat we altijd gestructureerd zouden kunnen werken, ook als ik zelf niet aanwezig was. Dit was nog niet zo gemakkelijk, dus legde ik het vraagstuk bij Peter neer.”
Wat was de eerste actie die No Corners met jullie ondernam?
“De juiste software en applicatie vinden is een flinke zoektocht geweest, want wat we nodig hadden was zeer specifiek. We hadden de kennis zelf niet in huis, dus we wisten ook niet goed waar we op moesten letten. Peter heeft ons hier volledig in begeleid en dit heel systematisch aangepakt. Hij vroeg ons allereerst om een lijst te maken van al onze behoeften ten aanzien van een nieuw systeem. Vervolgens moesten we een waarde aan al deze kenmerken geven. Wat had voor ons prioriteit en wat was ‘nice to have’? Dit gaf ons meteen al een duidelijkere visie.”
Wat was de volgende stap die jullie met No Corners zetten?
“Toen we eenmaal exact wisten aan welke kenmerken ons softwarepakket moest voldoen, hebben we leveranciers benaderd. Hier een keus in maken was best een uitdaging, want het bleek dat we niet alleen de software zorgvuldig moesten beoordelen, ook de leveranciers zelf, hun randvoorwaarden en de kleine lettertjes in de contracten. Voldoen zij bijvoorbeeld wel aan de GDPR (AVG) en wat gebeurt er als een IT-bedrijf failliet gaat? Iemand kan op een zolderkamertje de mooiste software ontwikkelen, maar als diegene ermee stopt of ziek wordt, wat zijn dan de consequenties voor ons als gebruiker? Zodra je voor een bepaald softwarepakket kiest, dan ben je er afhankelijk van en dat kan je kwetsbaar maken. Peter zoekt alles tot in het diepste uit en bekijkt bijvoorbeeld of een partij een Escrow overeenkomst heeft opgesteld, voor het geval het misgaat. Zo’n overeenkomst zorgt ervoor dat de software (broncode) niet verloren kan gaan, ongeacht wat er met de ontwikkelaar gebeurt. Een veilig idee.”
Het is een geruststelling dat Peter zo proactief is in het uitpluizen van leveranciers en contracten. Ik weet zeker dat hij ons voor een paar valkuilen behoed heeft.
Voor welke oplossing hebt u uiteindelijk gekozen?
“Met begeleiding en advies van Peter hebben we gekozen voor een SaaS (Software as a Service) oplossing, waarbij we geen software aangekocht hebben, maar gebruikmaken van een onlineapplicatie in de cloud. In dit programma kunnen we alle gegevens flexibel en veilig beheren, zoals klanteninformatie, contracten, objectgegevens, facturatie, boekhouding en andere documenten. Het systeem is geïmplementeerd en nu is het aan ons om het op de juiste manier te gebruiken, zodat we gestructureerd kunnen werken. De tijd die we er nu instoppen, daar plukken we straks de vruchten van.”
Wat vond u zo prettig aan de samenwerking met No Corners?
“Wat ik een fijne gedachte vind is dat Peter écht voor ons werkt en niet direct voor een IT-leverancier. Dit maakt hem een betrouwbare partner van wie ik zeker weet dat hij volledig in mijn belang handelt. Verder is het een geruststelling dat hij zo proactief is in het uitpluizen van leveranciers en contracten. Ik weet zeker dat hij ons hierdoor voor een paar valkuilen behoed heeft.”
“Alles in de organisatie verliep via mij, waardoor veel informatie in mijn hoofd en mijn eigen computer zat. Ik realiseerde me dat onze manier van werken beter gestructureerd moest worden, zodat alles ook doorloopt als ik niet aanwezig ben. No Corners heeft ons geholpen bij de zoektocht naar de juiste software én leverancier. Hierin is hij heel grondig geweest. Hij pluist voorwaarden en contracten volledig uit en heeft ons daarmee zeker voor een paar valkuilen behoed. We werken nu met SaaS (Software as a Service), een cloudsysteem van een leverancier waar we op kunnen vertrouwen.”
Henri Engelen | Eigenaar