Finovion’s keuzeproces voor toekomstbestendige boekhoudsoftware
Finovion Breda helpt ondernemers met hun administratie en boekhouding. Of het nou gaat om het samenstellen van jaarrekeningen, het verzorgen van belastingaangiftes, of het geven van inzicht in cijfers - Finovion zorgt ervoor dat ondernemers zich kunnen richten op wat écht telt: hun eigen bedrijf runnen. Dat betekent in praktijk dat ondernemers hun bonnetjes en facturen uploaden, waarna er aan de achterkant zo compleet mogelijk een boekhouding uitgerold moet worden. Een ogenschijnlijk simpele taak, mits je de juiste software gebruikt om dit hele proces soepel te laten verlopen.
En daar lag precies het probleem. Arend ten Velde, eigenaar van Finovion Breda, vertelt: "Binnen onze franchiseorganisatie kregen we een softwarepakket aangeboden, maar helaas liep dat niet soepel. De verwerkingstijd van bepaalde zaken was langer, je moest veel klikken, veel typen—en alles wat meer tijd kost, kost uiteindelijk ook meer geld. De software pakte gewoon te weinig uit handen. Gelukkig kreeg ik als franchisenemer de ruimte om hier mijn eigen keuzes in te maken, dus volgde ik mijn eigen pad.”
"Peter hielp me met het maken van een ‘script’, waarin duidelijk de functionaliteiten naar voren kwamen die mijn teamleden en ik belangrijk vonden.”
Zoek de verschillen: A of B?
Arend klopte bij mij aan met zijn vraag, omdat hij wel veel verstand heeft van boekhouden, maar minder van softwareselectie. Hij zegt daar zelf over: "Je kunt niet overal goed in zijn, en softwareselectie is precies zo’n ding waar ik hulp bij nodig had." En zo is het!
Voor mij was deze casus niet meteen een ingewikkelde leveranciersselectie. Er waren namelijk maar twee opties: pakket A of pakket B. Arend had de voorselectie hiervoor al gedaan, en daar kwamen dus twee alternatieven uit. Het was vooral een kwestie van ‘zoek de verschillen’.
En juist dát maakte het interessant. Want op het eerste gezicht deden beide pakketten ongeveer hetzelfde. Upload je bonnetje, maak een foto, en klaar ben je. Maar toch was er iets waardoor ik aanvoelde dat het nuttig was om dieper in te zoomen. We stelden samen een pakket van eisen en wensen op, Arend voor de gebruikerskant, en ik vooral vanuit technisch perspectief.
Echt verschil zie je pas 'onder water'
Ook testten we de oplossingen van de aanbieders, en daar viel me iets op: bij het ene pakket werden documenten in realtime verwerkt en bij de andere zat er meer tijd tussen. Tja, een ander denkt daar misschien niet zoveel van, maar ik wil dan weten wat daarachter zit.
Wat bleek: het ‘snelle’ programma (overigens ook de voordeligste), maakte gebruik van Artificial Intelligence (AI). Bij het andere pakket gebeurde dat handmatig door medewerkers in India. Je zou kunnen denken: ach vandaag of morgen, dat maakt toch niet uit? Maar mij was het meer te doen om de zogenaamde roadmap van het bedrijf. AI heeft de toekomst en dit bedrijf was daar overduidelijk al stappen in aan het zetten, de eerste van velen.
Arend zag dat net zo: "Het ene pakket was aanvankelijk aantrekkelijk omdat het snel operationeel was, maar op de lange termijn zou het andere (AI-gedreven) pakket een betere keus zijn, omdat het veel meer automatiseringen mogelijk zou maken. Ik koos voor de lange termijn.”
"Het mooie aan Peter is dat hij heel eerlijk zegt wat hij vindt. Zijn expertise zorgt ervoor dat je met vertrouwen de juiste keuze maakt."
Implementeren en leren
Na de keuze verliep de implementatie soepel, aldus Arend: "We gebruikten al vergelijkbare software, dus we hoefden geen grote omschakeling te maken. Peter heeft gezorgd dat de keuze vooraf goed onderbouwd was, en dat de input van mijn teamleden en mij meegenomen werd. Op die manier kon ik veranderingen intern goed uitleggen.”
Sinds november werken ze bij Finovion Breda met het gekozen pakket, en Arend merkt al verschil: "We gingen van een automatiseringsgraad van ongeveer 2 à 3 procent naar zo’n 40 procent binnen enkele maanden. Daarmee zitten we al op hetzelfde niveau als collega’s die voor het duurdere pakket kozen. Dat bevestigt dat we de juiste keuze hebben gemaakt, al vraagt het wel om een flinke tijdsinvestering intern."
De waarde van onafhankelijk advies
Ik stelde Arend de vraag hoe hij de onafhankelijkheid van mijn advies waardeerde, en voor mij is zijn antwoord alleszeggend: "Als Peter niet onafhankelijk zou zijn, had ik überhaupt niet met hem gewerkt. Het mooie aan Peter is dat hij heel eerlijk zegt wat hij vindt. Zijn expertise zorgt ervoor dat je met vertrouwen de juiste keuze maakt."
Uiteindelijk gaat het bij softwarekeuzes niet alleen om wat er vandaag werkt, maar juist ook wat er morgen werkt. Zoals ik zelf vaak zeg: Ja, de applicaties die je gebruikt hebben echt veel invloed op je organisatie. Veel bedrijven maken momenteel een volgende automatiseringsstap—daar ontkom je bijna niet aan. Maar het verschil maak je door nu slimme, toekomstbestendige keuzes te maken.
Wat zou Arend andere ondernemers adviseren?
"Luister naar het advies van Peter," zegt Arend lachend. "Maak gebruik van zijn expertise. Het kost misschien knaken, maar die verdien je dubbel en dwars terug. Zeker als je in een organisatie werkt waar je investeringen moet onderbouwen met terugverdientijden—dan is dit echt een makkelijke business case. De keus is dan snel gemaakt."