World Wide Car Parts - grip op een complex IT-proces
Toen World Wide Car Parts (WWCP) mij benaderde, wist ik meteen: "Dit wordt interessant." Dit bedrijf levert auto-onderdelen aan grote ketens wereldwijd, vanuit China. Wat interessant is, is dat ze zelf geen fysieke voorraad aanhouden. De producten die ze ‘verkopen’ zien zij alleen terug in hun systemen. Dit maakt hun bedrijfsproces niet per se complex, maar de IT-infrastructuur erachter inrichten bleek zo eenvoudig nog niet.
Richard Boogaard, directeur van World Wide Car Parts, legt uit dat zij vooral optreden als bemiddelaar tussen fabrikanten en eindklanten: “We kopen zelf niets fysiek in en verkopen niet rechtstreeks, maar begeleiden nauwkeurig het hele proces tot op productniveau.” Elke fabrikant en klant gebruikt daarbij ook nog eens eigen artikelnummers, logistieke systemen en valuta, wat zorgt voor extra complexiteit.
Waarom standaardsoftware geen optie was
Richard vertelde me dat ze jarenlang honderden Excel-bestanden gebruikten om hun processen bij te houden: “Dit was extreem arbeidsintensief en uiteindelijk onhoudbaar door onze groei, we hadden echt een systeem nodig dat specifiek afgestemd kon worden op ons unieke proces. We hadden op dat moment nog niet echt door dat ons proces zo bijzonder was, maar we ontdekten al snel dat we dit niet konden ‘vangen’ in een standaard systeem. En ook dat we bij het vinden van een oplossing hulp nodig hadden van een externe partij. Peter was de eerste die wij konden vinden die als onafhankelijke adviseur optrad, en we hebben niet lang verder gezocht. De manier waarop hij het wilde aanpakken gaf vertrouwen in zijn kennis en kunde, dus de keus was redelijk snel gemaakt.”
“Onze nauwkeurigheid maakt ons uniek, daar wilden we natuurlijk geen concessies in doen door beperkingen van een IT-systeem.”
Mijn aanpak: diepgaande analyse
Mijn eerste stap was om samen met het team van WWCP hun hele proces diepgaand te analyseren. We stelden samen een uitgebreid pakket van eisen en wensen op. Inzicht hebben in de hele inkomstenstroom was een voorbeeld van zo’n eis: “wij kopen en verkopen officieel geen product en zijn niet verantwoordelijk voor de zending, maar voor onze dienstverlening is het wél noodzakelijk om inzicht te hebben in die hele stroom van leverancier naar afnemer. Wij registreren elke beweging, ook op stuksniveau. Die nauwkeurigheid maakt ons uniek, dus daar wilden we natuurlijk geen concessies in doen door beperkingen van een IT-systeem.”
Ook bracht ik zelf onderwerpen onder de aandacht, zoals een escrow-regeling en het omgaan met de Chinese firewall. Richard gaf achteraf aan: “dit soort inzichten vonden we waardevol, het had ons ontzettend veel tijd gekost om ons hier zo vergaand in te verdiepen.”
Objectieve selectie van leveranciers
Daarna maakte ik een longlist met mogelijke softwarepartners. Na een eerste selectie bracht ik deze terug tot een shortlist. Voor de demo's schreef ik een duidelijk script waarin elke stap van hun proces en bijbehorende functionaliteiten beschreven stonden. Leveranciers moesten vervolgens aangeven welke onderdelen zij konden leveren. Hiervoor gebruikte ik mijn eigen analysetool, waarin elke eis en wens werd gewogen zonder dat leveranciers konden zien welke criteria het zwaarst telden. Hierdoor verliep het selectieproces transparant en objectief.
Samenwerken op afstand
Wat me opviel, was hoe soepel onze samenwerking verliep ondanks de afstand. Richard werkt vanuit China en zijn collega’s vanuit Nederland, wat prettig was, want door het tijdsverschil was het niet altijd mogelijk om op ieder moment van de dag met China te schakelen. Richard zei hierover: "Peter volgde dingen op waar ik echt geen tijd voor had en nam hierin de regie, bewaakte het proces en volgde alles heel accuraat op. Hij ontzorgde ons hierin heel erg.”
Eerste resultaten en uitdagingen
Hoewel de implementatie nog loopt en er hier en daar nog uitdagingen zijn, ziet Richard al voordelen: “We ervaren nog wat kinderziektes door onze unieke processen, waardoor het nóg geen tijdsbesparing oplevert. Althans, de tijdsbesparing die er is wordt momenteel opgevuld door het oplossen en finetunen van alles waar we nog tegenaan lopen. Maar het is een proces, een die hopelijk gaat leiden tot een normale(re) werkweek bij mij, in plaats van de lange dagen tot in de avonduren die ik nu maak. Dat is mijn persoonlijke doel van dit project. En natuurlijk dat we op die voet verder kunnen groeien als bedrijf. Ik geloof erin dat het gaat lukken, de eerste stappen zijn gezet.”
“We wisten aanvankelijk niet hoe afwijkend ons proces was. Peter hielp ons hier bewust van te worden, waardoor we ons proces beter konden structureren én duidelijke keuzes maken.”
Bewuste keuzes maken
Een belangrijk inzicht voor Richard was het unieke karakter van hun eigen processen. Hij besefte zich: “We wisten aanvankelijk niet hoe afwijkend ons proces was. Peter hielp ons hier bewust van te worden, waardoor we ons proces beter konden structureren én duidelijke keuzes maken. Ook al waren dit niet Peter’s eerste keuzes.”
Richard is duidelijk over wat hij andere bedrijven zou aanraden als ze een IT-adviseur zoeken voor complexe processen: “Met Peter haal je een stabiele en betrokken adviseur binnen met een brede blik en de vaardigheid zich snel te verdiepen in je bedrijf. Hij brengt zaken aan het licht die je zelf nog niet had bedacht.”
Zelf zie ik het vooral als mijn taak om onafhankelijk advies te geven, zodat mijn klanten goed geïnformeerd keuzes maken. Soms betekent dit ook dat ik kritische punten moet benoemen, juist omdat die cruciaal zijn voor langetermijnsucces.
Toekomstbestendige samenwerking
De samenwerking met WWCP bevestigde voor mij opnieuw dat een grondige analyse, objectieve partnerselectie en heldere communicatie de sleutels zijn tot succesvolle oplossingen voor complexe bedrijfsprocessen. De duizenden kilometers afstand tussen Nederland en China bleek daarin absoluut geen belemmering.