Hoe borgt u verschillende bewaartermijnen in uw bewaarplicht?

Welke middelen staan een organisatie ter beschikking om gegevens op te slaan en te bewaren? Hiervoor bestaan vele oplossingen, variërend van oplossingen in eigen beheer, bij derden of in de Cloud. Al deze oplossingen hebben voor- en nadelen.

Back-up

Behalve dat de gegevens op het juiste moment beschikbaar moeten zijn, zijn ook hard- en software en applicaties noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van deze gegevens. Bedenk bijvoorbeeld eens met welke computersoftware en applicaties u een aantal jaren terug werkte. Kunt u met de huidige omgeving nog met die oude gegevens werken?

Beschikbaarheid

Bij een goede back-up horen interne eisen voor de beschikbaarheid van de bedrijfsgegevens. Het is verstandig om dagelijks een back-up van alle gegevens te maken. Om de grootte van de back-up in de hand te houden, is het praktisch om oude gegevens in een archief onder te brengen. Dit archief hoeft niet in de dagelijkse back-uproutine mee te lopen, maar moet wel beschikbaar zijn.

Verschillende bewaartermijnen

Er zijn organisaties die een back-up op verschillende media hebben en dan ook nog eens op verschillende locaties. Prima oplossing denkt u misschien, maar hoe gaat u ervoor zorgen dat u bijvoorbeeld uw financiële gegevens wel zeven jaar bewaart, maar de gegevens van een sollicitant wel verwijdert? Hiervoor zijn regels in het leven geroepen.
Gegevens die voor langere tijd moeten worden bewaard, worden bij voorkeur in een archief opgeslagen. Dit is vooral van toepassing als gegevens niet meer wijzigen maar uitsluitend worden bewaard om te raadplegen.

Er zijn documentmanagementsystemen die niet alleen kijken naar de organisatie en beschikbaarheid van documenten, maar ook de mogelijkheid bieden om ervoor te zorgen dat bepaalde documenten na verloop van tijd automatisch worden verwijderd. Uiteraard moet dit verwijderen van gegevens ook worden doorgevoerd in het systeem voor back-up en restore.

Belangrijk

Een goede back-up is niet alleen belangrijk voor de wettelijk gestelde eisen, maar is ook van belang voor het voortbestaan van de organisatie. Ook is een organisatie met een goede back-up beter bestand tegen bedreigingen door virussen en ransomware.

Tips van Peter

• Om te weten of een back-up ook echt goed werkt, is het noodzakelijk om het terugzetten periodiek te testen (zonder actuele gegevens te overschrijven).
• Bij veel cloudoplossingen wordt alleen de laatste bestandsversie bewaard. Oudere versies worden vaak na 2 tot 4 weken automatisch verwijderd. Hiermee komt de bewaarplicht op langere termijn in gevaar.

Meer handige ICT tips?

Download dan gratis mijn e-book met ruim 100 waardevolle ICT tips voor mkb-ondernemers. Onafhankelijk advies nodig? Ik denk graag vrijblijvend met u mee over passende applicaties voor uw bedrijf, zodat u meer rendement kunt halen uit uw ICT. Vraag hiervoor een gratis adviesgesprek aan.