Heb jij nagedacht over je eisenpakket bij het kiezen van een ICT-nieuwe leverancier?

Welke eisen stel jij als ondernemer eigenlijk aan een ICT-leverancier of leverancier van een applicatie? Beoordeel je een leverancier op zijn kantoorpand? Of op het aantal medewerkers? En hoe kies je een applicatie? Op basis van de demo? Of op de specificaties die de leverancier verstrekt heeft? 

Genoeg keuzes om te maken dus! Maar dan is het natuurlijk wel verstandig om vooraf goed over je eisenpakket na te denken, niet achteraf. Want een kantoorpand en het aantal werknemers, dat zegt niet alles. Misschien leveren ze wel een goed product (of dienst), maar dat wil niet zeggen dat dit voor jouw bedrijf in het bijzonder de beste oplossing is. Waar moet je nog meer op letten?

• Is de leverancier gecertificeerd en zo ja, voor welke oplossingen? Koop je namelijk een ICT-oplossing bij een leverancier die daarvoor niet gecertificeerd is, dan is de kans groot dat de fabrikant geen ondersteuning biedt op deze oplossing.
• Is de ICT-leverancier financieel gezond?
• Sluit het dienstenpakket van de leverancier aan op jouw wensen?

Werk je al samen met deze leverancier en kom je erachter dat deze tóch niet aan jouw verwachtingen en eisenpakket voldoet, dan is overstappen een goede beslissing. Veel ondernemers vinden dit lastig, maar met een goede voorbereiding (en indien nodig begeleiding) is dat best te doen.

Hoe kies je een nieuwe applicatie?

Ook bij de keuze voor een applicatie zijn er meerdere mogelijkheden. Je kunt van demo tot demo gaan tot je een oplossing ziet die je aanspreekt, maar je kunt ook een pakket van eisen en wensen opstellen, zodat je kunt beoordelen welke oplossing echt bij jouw bedrijf past. Daarnaast is het verstandig om te berekenen wat een applicatie je de komende vijf jaar gaat kosten. Denk daarbij aan hardware, infrastructuur en/of kosten voor het hosten.

Last but not least: naast inzicht in de kosten, is het uiteraard ook heel belangrijk om te kijken wat de applicatie jou gaat opleveren.

Rechten en plichten leveranciers

Is het voor jou duidelijk welke rechten en plichten een leverancier naar jou toe heeft? Blijf je eigenaar van je eigen gegevens? Welke gegevens kan de leverancier inzien? Onder welke condities mag je leverancier zijn dienstverlening staken?

Klant is koning toch? Zo brengen veel ICT-leveranciers het althans wel. Maar in hoeverre klopt dat? ICT-leveranciers bevinden zich vaak in een machtspositie ten opzichte van hun klanten. Stel, je kunt tijdelijk niet aan je betalingsverplichtingen voldoen, kan de leverancier dan zo maar zijn dienstverlening stopzetten? Als dit betekent dat jij daarmee niet aan je bedrijfsgegevens kan komen, heb je een groot probleem.

Waar ligt de grens qua toegang?

Leveranciers hebben vaak toegang tot alle bedrijfsgegevens, omdat ze dat noodzakelijk vinden. Maar is het niet vreemd dat een engineer van een leverancier in gegevens kan kijken die voor je eigen personeel zijn afgeschermd? En wat zijn de gevolgen als een leverancier een fout maakt of zijn afspraken niet nakomt? Misschien staat in de voorwaarden dat je dan een kleine vergoeding krijgt; bijvoorbeeld korting van 50% op een maandfactuur. Maar hoe zit het met de financiële gevolgen van die fout? Bijvoorbeeld met de reputatieschade die je hiervan ondervindt en van eventueel misgelopen opdrachten?

Rechten en plichten in de praktijk

Leveranciers hebben vanzelfsprekend rechten en plichten naar hun klanten. In de praktijk blijkt echter dat gebruiksvoorwaarden, leveringscondities en andere afspraken vaak met een eenzijdig belang worden opgesteld. Soms worden er zelfs helemaal geen afspraken gemaakt, terwijl dit toch hele belangrijke zaken zijn voor je bedrijf.

Waarom onafhankelijk advies inwinnen?

Het kan best ingewikkeld zijn om goede afspraken met ICT-leveranciers te maken als je zelf geen idee hebt van de risico’s. Je ziet al snel zaken over het hoofd of kunt je geen voorstelling maken bij de gevolgen wanneer er iets misgaat in de samenwerking met de leverancier. Het is dus belangrijk om onafhankelijk advies in te winnen.

No Corners helpt je door inzichtelijk te maken welke risico’s je bedrijf loopt en wat de rechten en plichten van ICT-leveranciers zijn. Zo kun je weloverwogen keuzes maken. Interessant? Vraag dan een gratis en vrijblijvend ICT-adviesgesprek aan.