E-mailgebruik in uw organisatie, waar moet u rekening mee houden?

E-mail is, samen met telefonie, één van de belangrijkste communicatiemiddelen voor bedrijven. Juist omdat zoveel mensen gebruikmaken van e-mail, is het noodzakelijk om goede afspraken te maken. 

Mag een gebruiker bijvoorbeeld privémail ontvangen op het zakelijke e-mailadres? Mag de werkgever in de mailbox van werknemers kijken? En waar mag de mail intern voor worden gebruikt? Door werknemers goed te informeren voorkomt u vervelende of ingewikkelde situaties.

Taakverdelingen en afspraken over mailgebruik 

Afspraken met betrekking tot mailgebruik, kunt u het best vastleggen in procedures. Het gaat dan niet alleen om verantwoordelijke omgang met de mailbox of privacyaspecten, maar ook om praktische zaken, zoals: 

• Wie heeft toegang tot welke mailbox? 
• Wat is de taakverdeling? Wie is verantwoordelijk voor het beantwoorden van mail in algemene mailboxen? 
• Welke collega beantwoordt de mail bij afwezigheid van een werknemer? 

• Binnen hoeveel tijd dienen mails beantwoord te worden? 
• Wie is hoofdverantwoordelijk voor een eventuele ‘info’, ‘verkoop’, ‘inkoop’ of ‘service’ mailbox?

Correct beheer van uw mailboxen 

Voor u is het misschien vanzelfsprekend dat taken in algemene mailboxen worden afgehandeld, toch is dat in de praktijk niet altijd zo. Zorg daarom dat iedere werknemer op de hoogte is van de procedures en afspraken en wat er van ieder van hen verwacht wordt ten aanzien van mailbeheer. Zo zorgt u ervoor dat mails netjes worden opgevolgd, ook bij ziekte, vakantie of verlof van een collega. Neem ook in uw procedure op dat werknemers bij afwezigheid een automatisch bericht in moeten stellen, zodat de afzender weet dat diegene niet bereikbaar is. In het automatische bericht wordt duidelijk vermeld welke actie de afzender bij afwezigheid kan nemen.  

Een herkenbare en eenduidige structuur 

Zorg ervoor dat alle medewerkers in de organisatie een eenduidige handtekening onder de e-mail hebben geplaatst. De handtekening is onderdeel van uw huisstijl en is daarmee een belangrijk visitekaartje. Het zorgt voor een professionele uitstraling in het mailcontact met al uw werknemers. In vrijwel alle mailprogramma’s is het mogelijk een handtekening automatisch in een e-mail te plaatsen.   

Privacy en veiligheid 

Via e-mail ontvangt en verzend u vertrouwelijke gegevens. Ook voor mailboxen is daarom de wetgeving op datalekken en bijbehorende beveiliging van toepassing (AVG). Denk daarbij aan de back-up van gegevens: meestal wordt hier wel aan gedacht in relatie tot gegevens op het netwerk, maar bij e-mail wordt vaak niet stilgestaan. Gaat het mis, dan is het nog maar de vraag of de provider daarvoor verantwoordelijk is. Laat u niet verrassen en zorg dat ook uw mailprogramma goed beveiligd is.  

Gepersonaliseerde mailingen 

Wanneer u regelmatig nieuwsbrieven verstuurt, maak hiervoor dan gebruik van een ‘autoresponder’. Als u namelijk een mail naar een grote groep afzenders verstuurt, kan het zo zijn dat deze mail als spam wordt beschouwd en de inbox hierdoor nooit bereikt. Ook is het gewenst (en vanuit de AVG verplicht) dat afzenders elkaars mailadressen niet kunnen zien. Door middel van een autoresponder, verstuurt u gepersonaliseerde mails eenvoudig en veilig naar complete groepen afzenders.  

De tips van Peter op een rij: 

• Maak met uw werknemers afspraken over mailgebruik en leg deze vast in de procedures. 
• Zorg dat uw medewerkers een opgemaakte e-mailhandtekening in dezelfde stijl gebruiken. 
• Voldoe aan privacywetgeving en voorkom datalekken door het beveiligen van uw mailsysteem. 
• Gebruik een autoresponder voor mails die u naar groepen afzenders tegelijk stuurt.

Meer handige ICT tips?

Download dan gratis mijn e-book met ruim 100 waardevolle ICT tips voor Mkb-ondernemers. Onafhankelijk advies nodig? Ik denk graag vrijblijvend met u mee over passende applicaties voor uw bedrijf, zodat u meer rendement kunt halen uit uw ICT. Vraag hiervoor een gratis adviesgesprek aan.