Belangrijke aandachtspunten bij de keuze en het gebruik van software

Wie digitaal werkt, maakt gebruik van software. Vrijwel iedereen tegenwoordig dus! Er wordt binnen bedrijven nog wel eens makkelijk gedacht over software. Over het aanschaffen én het gebruik ervan in de praktijk. In dit artikel besteden we daarom aandacht aan hoe u de juiste keus maakt voor software of een applicatie. Een belangrijk onderdeel daarvan is de leverancier van de software. Ook deze moet aan verschillende eisen voldoen. Verder willen we u met dit artikel bewust maken van de risico’s wanneer uw medewerkers zomaar software en applicaties mogen installeren op hun werklaptop.

Een leverancier selecteren voor uw software

U bent op zoek naar een leverancier voor nieuwe software of een applicatie voor uw organisatie, welke eisen stelt u aan de leverancier? Betrouwbaarheid is van groot belang. Een mooi groot kantoorpand en 20+ medewerkers geeft al snel een betrouwbaar gevoel, maar is dat terecht?

Waar moet u op letten?

Kiezen van een leverancier

  • Is de leverancier gecertificeerd en zo ja, voor welke oplossingen? Koopt u namelijk een ICT-oplossing bij een leverancier die daarvoor niet gecertificeerd is, dan is de kans groot dat de fabrikant geen ondersteuning biedt op deze oplossing.
  • Is de ICT-leverancier financieel gezond? Overstappen naar een nieuwe leverancier vinden veel ondernemers lastig (niet onmogelijk).
  • Sluit het dienstenpakket aan op uw wensen?

Kiezen van een nieuwe applicatie?

U kunt demo’s uitproberen tot u een oplossing vindt die u aanspreekt, maar u kunt ook een pakket van eisen en wensen opstellen, zodat u kunt beoordelen welke oplossing echt bij uw bedrijf past. Bereken ook wat een applicatie de komende jaren gaat kosten. Bijvoorbeeld:

  • Kosten voor hardware
  • Kosten voor de hosting van de applicatie
  • Kosten voor de infrastructuur die nodig is voor het toepassen van de applicatie

Natuurlijk is het ook van belang om te berekenen wat de applicatie uw bedrijf oplevert.

Laat u medewerkers zelf software installeren?

U heeft voor bepaalde software of applicaties gekozen. Als het goed is heeft u deze laten ontwikkelen en implementeren aan de hand van een zorgvuldig uitgedacht pakket van eisen. Dit roept een andere vraag over applicaties en zorgvuldigheid op, namelijk: mogen uw medewerkers zomaar zelf willekeurige software en applicaties installeren op hun werk pc of laptop?

Regels opstellen

In de praktijk komt het vaak voor dat gebruikers de mogelijkheid hebben om zelf programma’s op hun computer te installeren. Maar dit brengt ook de nodige risico’s met zich mee. Wie mogen er binnen uw organisatie allemaal applicaties en software op hun werkplek of laptop installeren? Zijn daar regels voor opgesteld en zijn die regels ook te handhaven?

Risico’s bij het vrijgeven van software-installaties

Denk bijvoorbeeld aan:

  • het beheren van de aanwezige licenties. Zijn er voldoende licenties aangeschaft? En wie registreert er hoe vaak een bepaald programma is geïnstalleerd en welke versie er in gebruik is?
  • Ook komt het voor dat een medewerker software updates en upgrades moet installeren op de computers van collega’s. Is het dan duidelijk of deze medewerker dan ook gegevens waarmee de collega’s werken kan inzien?

In de praktijk komen we nog weleens tegen dat een medewerker een applicatie moet beheren, waardoor hij ook alle mails kan zien die zijn collega’s en directe leidinggevende op hun computer hebben staan. Nog lastiger is het als medewerkers illegale software gaan installeren. Dit kan grote risico’s met zich meebrengen op het gebied van de beveiliging van de gehele ICT-omgeving.

Gevolgen bij het beperken van software-installaties

Uiteraard is het mogelijk om het installeren van programma’s door eindgebruikers te blokkeren en dit op een andere manier te regelen. Als gebruikers geen applicaties kunnen installeren, is er meer controle mogelijk en zijn ongewenste programma’s buiten de deur te houden. Gevolg is wel dat het dan voor de eindgebruikers vaak niet meer mogelijk is om updates van bijvoorbeeld Windows of hun virusscanner te installeren. Dit heeft weer zijn weerslag op de software en programma’s die up-to-date moeten blijven.

Belangrijke tips!

  • Zoek naar de juiste balans tussen de mogelijkheden die een gebruiker heeft om aanpassingen op zijn computer door te voeren en de beveiliging van de computer.
  • Maak allereerst goede afspraken binnen uw organisatie en leg die ook vast. Wie mogen er wel of geen programma’s installeren en welke voorwaarden zijn daarbij van toepassing?
  • Denk verder na of het mogelijk is om computers up-to-date houden zonder tussenkomst van de eindgebruikers.

Kunt u ondersteuning en een passend, onafhankelijk advies gebruiken bij het selecteren van een ICT-leverancier, software of een applicatie? Of wilt u graag dat we samen met u uw ICT-beleid eens goed onder de loep nemen? Neem gerust contact met ons op en leg uw vragen of uitdagingen aan ons voor.