‘Back-ups: ‘niet alleen op wát, maar ook op wíe kun je terugvallen?’

Deel 3 van mijn persoonlijke verhaal

In mijn eerste blog in deze reeks vertelde ik over wat mij afgelopen november precies overkomen is; een CVA (herseninfarct). Mijn leven is sindsdien behoorlijk veranderd. In het tweede blog vertelde ik hoe ik hierdoor anders tegen dingen aan ben gaan kijken, ik zie nu wat eigenlijk echt belangrijk is in het leven, maar óók in mijn bedrijf; wat onlosmakelijk bij mij hoort. Ook legde ik uit dat je nooit precies weet wat er op je pad komt als ondernemer, maar dat de gevolgen wel groot kunnen zijn en dat je je dus bewust moet zijn van de risico’s. Natuurlijk is bewustzijn alleen niet genoeg, je moet uiteindelijk wel actie ondernemen. Bij het treffen van voorzorgsmaatregelen staat de back-up centraal, maar… heel veel ondernemers denken bij een back-up alleen aan de gegevens in hun computersysteem. Een goede back-up is in mijn ogen veel breder, in welke situatie dan ook.

Mijn medische back-up

Van de eerste hulp naar de intensive care, toen naar een ziekenhuisafdeling en tot slot naar het revalidatiecentrum. In deze periode heb ik te maken gekregen met allerlei specialisten: mijn huisarts, apothekers, medewerkers van de kliniek, de neuroloog, de revalidatiearts, diverse therapeuten. Zij waren (en zijn) mijn medische back-up. En precies zoals bij een systeemback-up, is het belangrijk dat die precies aansluit op mijn behoeften. Om een voorbeeld te geven: ik kreeg verschillende medicijnen en therapieën, zolang goed wordt afgestemd dat deze combinatie voordelig voor mijn herstel is helpt het me. Maar gaat de ene specialist rechtsom en de andere linksom zonder te overleggen, dan kan dat schadelijke gevolgen hebben. Als dat gebeurt kan ik wel de arts de schuld geven, maar uiteindelijk moet ík met de gevolgen leven, niemand anders. Daarom is het belangrijk om altijd zelf de regie te blijven houden.

Een goede back-up is gebaseerd op de vitale functies van je bedrijf

Doordat er in mijn hersenen iets fout is gegaan, realiseer ik me nu extra hoe belangrijk mijn vitale functies zijn: praten, lopen, cognitieve functies. Als die wegvallen, dan heeft dat automatisch effect op je hele lichaam en leven. Je bedrijf heeft ook een aantal vitale functies, die bepalend zijn voor het voortbestaan ervan. In het vorige blog legde ik al uit dat inzicht daarin belangrijk is om je risico’s in kaart te kunnen brengen. Welke processen moeten koste wat kost doorgang vinden als je te maken krijgt met een storing, virus of hack? En hoe lang kun je zonder je systeem ‘overleven’.

Wie dit aan den lijve ondervonden waren de mensen van Uitvaartonderneming Zuylen; hier sloeg een tijd gelden de bliksem in, waardoor ze geen gebruik konden maken van hun systeem. Dat ze hierdoor even geen toegang hadden tot hun loonadministratie, daar was wel een mouw aan te passen. Maar dat uitvaartdiensten geen doorgang kunnen vinden of dat na diverse crematies de as niet aan de juiste naam gekoppeld kan worden, dat zijn natuurlijk scenario’s waar je niet aan wilt (maar wel móet) denken. Gelukkig hadden ze bij Zuylen al wel over deze risico’s nagedacht en had ik samen met hen zorggedragen voor een back-upsysteem dat hierop voorbereid was.

Mijn back-up voor No Corners

Ook ikzelf had nagedacht over de vitale functies van mijn bedrijf. Ondanks dat ik nooit had verwacht dat een CVA mij zou overkomen had ik wél voorzorgsmaatregelen getroffen waardoor mijn werk doorgang kon vinden als ik weg zou vallen. Want niet alleen hangt het bestaan van No Corners van mij af, ik heb ook een verantwoordelijkheid naar mijn medewerkers en klanten. Daarom had ik thuis een heel draaiboek klaarliggen met wat er in geval van nood allemaal geregeld zou moeten worden. Wie er toegang zou krijgen tot bepaalde zaken, systemen en back-ups, en hoe. Bovendien leg ik klantgegevens altijd heel goed vast; in jaarmappen, waarin alle belangrijke documenten zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld: uitgewerkte inventarisaties, documenten van apparatuur en Pdf’jes van belangrijke mails. Iedereen verklaarde me altijd voor gek, maar op die manier ben ik nooit afhankelijk van de bereikbaarheid van mijn mailbox. En in dit geval konden mijn 2 medewerkers alle belangrijke zaken makkelijk terugvinden.

De ene back-up is de andere niet

Een goede back-up is dus belangrijk, maar wat een back-up ‘goed’ maakt is voor elke ondernemer anders. Wat voor mij werkte, werkt voor jou misschien helemaal niet. Het ene bedrijf kan prima tijdelijk terugvallen op handmatige verwerking van orders of aanvragen, maar bij een groot en complex logistiek bedrijf loopt binnen een uur alles in de soep als het systeem niet werkt. Dit inzicht is heel belangrijk om te kunnen vaststellen wat je precies van een back-up verwacht.

Daarom daag ik je uit om, als je samenwerkt met een ICT-leverancier die jouw back-ups verzorgt, eens kritische vragen te stellen over wat dit in de praktijk nu precies inhoudt zodra het misgaat. Tot welke gegevens heb je dan toegang en héb je ook daadwerkelijk iets aan die gegevens? Dan kun je namelijk pas beoordelen of een back-up jouw risico’s afdoende afdekt en kun je een calamiteiten- en herstelplan maken. Als je daar vragen over hebt, mag je ze natuurlijk altijd aan me stellen.

In mijn volgende blog lees je meer over back-ups.